Консульская легализация официальных документов

Документы, составленные с участием органов государственной власти и местного самоуправления, или такие, которые от них исходят, могут быть использованы на территории другого государства только после соответствующего их удостоверения, если иное не предусмотрено международными договорами.

На сегодня наиболее распространенными являются два способа такого удостоверения: консульская легализация и проставление апостиля.

Порядок консульской легализации официальных документов устанавливается Венской конвенцией "О консульских сношениях" 1963 года, международными договорами и действующим законодательством Украины, а также Инструкцией о порядке консульской легализации официальных документов в Украине и за рубежом, утвержденной приказом Министерства иностранных дел Украины от 04.06.2002 № 113 (далее - Инструкции).

Консульская легализация официальных документов - это процедура подтверждения действительности оригиналов официальных документов или засвидетельствования подлинности подписей должностных лиц, уполномоченных удостоверять подписи на документах, а также действительности оттисков штампов, печатей, которыми скреплен этот документ.

Под официальным документом следует понимать письменное подтверждение фактов и событий, имеющих юридическое значение, или с которыми действующее законодательство связывает возникновение, изменение или прекращение прав и обязанностей физических или юридических лиц.

Консульская легализация осуществляется уполномоченным работником Департамента консульской службы МИД Украины, Представительств МИД на территории Украины или консульским должностным лицом зарубежного дипломатического учреждения Украины.

Согласно п. 1.4. Инструкции легализации не подлежат:

* Документы и акты, которые противоречат законодательству Украины или могут по своему содержанию нанести вред интересам Украины, или содержат сведения, порочащие честь и достоинство граждан;
* Оригиналы, копии и фотокопии паспортов, военных билетов, трудовых книжек, документов, имеющих характер переписки, разрешений на ношение оружия, свидетельств о регистрации транспортных средств (технических паспортов), водительское удостоверение, удостоверение личности, нормативно-правовые акты и разъяснения по их применению;
* Документы, выданные органами и должностными лицами с превышением их полномочий.

Консульское должностное лицо не может легализовать официальные документы, касающиеся его личных интересов или интересов его родственников, а именно выданных на свое имя и от своего имени или по имени одного из супругов, родственников по прямой линии (дети, родители, полнородные братья, сестры).

Также следует отметить, что Инструкцией предусмотрен ряд требований к документам, которые подаются на консульскую легализацию, в частности:

* Документы, изложенные на двух и более отдельных листах, должны быть прошиты, а листы пронумерованы и скреплены подписью и печатью;
* Не принимаются на легализацию документы, текст которых невозможно прочитать в результате повреждения, такие, которые написаны или подписаны карандашом или получены через средства факсимильной связи, а также документы, в которых употребляется несколько языков одновременно;
* Подписи должностных лиц и оттиски печатей должны быть четкими. Удостоверительная надпись должна быть написана без подчисток, свободные места - прочерченные, дописки и другие исправления - оговорены.

В пункте 4.2 Инструкции предусмотрено ряд документов, Департамент консульской службы МИД Украины принимает на консульскую легализацию, а именно:

* Оригиналы дипломов о высшем и среднем специальном образовании международного образца, выписки из зачетных ведомостей, дипломов ВАК Украины проходят процедуру легализации непосредственно в Департаменте консульской службы МИД Украины при представлении их представителем учебного заведения, выдавшего документ, и при наличии письма-обращения учебного заведения, засвидетельствованного в министерстве, другом центральном органе исполнительной власти, к сфере управления которого принадлежит учебное заведение. В этом случае делается надпись "Этот документ легализуется в Департаменте консульской службы МИД Украины";
* Архивные справки, которые выдаются архивными подразделениями Государственного комитета архивов Украины и ведомственными архивами, направляются в Департамент консульской службы МИД Украины в ответ на запросы зарубежных дипломатических учреждений Украины или дипломатических представительств иностранных государств в Украине и легализуются. На таких документах делается надпись "Этот документ легализуется в Департаменте консульской службы МИД Украины";
* Оригиналы: свидетельств о регистрации актов гражданского состояния; справок органов регистрации актов гражданского состояния;
* Другие официальные документы после нотариального заверения их копий и оформления Министерством юстиции Украины.

Например, документы, выданные органами регистрации актов гражданского состояния на территории Украины после 1991 года и в дальнейшем будут использоваться за рубежом, легализуются в Министерстве иностранных дел Украины в оригинале после заверения в отделах регистрации актов гражданского состояния Главного управления юстиции Министерства юстиции Украины в Автономной Республике Крым, главных управлений юстиции в областях, в городах Киеве и Севастополе в соответствии с Правилами заполнения бланков актовых записей гражданского состояния и свидетельств, выдаваемых на основании совершенных актовых записей, в государственных органах регистрации актов гражданского состояния в Украине, утвержденными приказом Министерства юстиции Украины от 01.12.2003 № 148 / 5, зарегистрированным в Минюсте 01.12.2003 за № 1100/8421.

Документы выданы на территории СССР, то есть до 1991 года, представляются в копиях (фотокопиях), заверенных нотариально, в Министерство юстиции Украины для подготовки к консульской легализации, после чего они легализуются в Министерстве иностранных дел Украины.

Конечным этапом будет консульская легализация документа в посольстве или консульстве той страны, где документ должен быть представлен. Например, в тех случаях, когда гражданин выезжает на постоянное место жительства в Канаду, то последней печатью на документе должна быть печать посольства Канады в Украине.

Легализация документа в установленном порядке предоставляет ему право на существование в международном обращении.

Исходя из существующих требований по легализации официальных документов и практики следует отметить, что процедура проведения консульской легализации многоступенчатая и достаточно сложная и нередко требует от лица, сталкивается с вопросом консульской легализации значительных затрат времени и средств. В дополнение следует учитывать, что документ прошедший такую ??сложную процедуру оформления, является действительным только для того государства консульской службой которой он был оформлен. Например, документ представлен в консульство Канады может использоваться только на территории Канады.

Весомым шагом в упрощении процедуры консульской легализации было присоединение Украины в 2002 году в ряд стран-участниц Гаагской Конвенции отменяющей требование легализации иностранных официальных документов от 1961 года, поскольку документы на которых был проставлен апостиль принимаются на территории другого государства-участника выше указанной Конвенции без либо дополнительного оформления или заверения.

Кроме того, Украиной заключены международные договоры о правовой помощи, согласно которым все официальные документы, выданные компетентными органами одной Стороны, принимаются без какого-либо дополнительного заверения на территории другой Договаривающейся Стороны. Такие договоры заключены с государствами-членами СНГ, Республикой Болгария, Эстонской Республикой, Латвийской Республикой, Литовской Республикой, Республикой Польша и др..

Д.В. Бабий,
ведущий специалист отдела правовой помощи и легализации документов
Департаменту нотариата, финансового мониторинга юридических услуг
и регистрации адвокатских объединений Министерства юстиции Украины